Tout sur la préparation de commande et comment l’optimiser

Votre client vous a confié son argent, bravo ! Maintenant à vous de respecter votre part du deal et préparer correctement sa commande. Ce qui n'est pas forcément évident.

Coûts qui grimpent, mécontentement suite à un colis abîmé, lenteur, erreur de picking...

Vos efforts marketing risquent d'avoir été vains.

Heureusement, dans cet article on va vous expliquer comment bien gérer votre préparation de commande.

Besoin d'envoyer un colis Vinted ? Découvrez notre guide pour expédier vos produits Vinted facilement.

Nous allons donc découvrir ensemble :

• Ce qu’est la préparation de commande et ses enjeux
• Les étapes du processus de préparation d’une commande client
• Comment optimiser la préparation de vos commandes

Commençons donc par le commencement et voyons voir ce qu’est la préparation de commande.

Qu’est-ce que la préparation de commande ? Définition et enjeux

La préparation de commande consiste à prélever (c’est le picking) puis regrouper des articles d’un stock (entrepôt, stock usine, magasin) en vu de les expédier à leurs clients respectifs, selon les quantités demandées.

La préparation de commande c'est donc :

• Prélever les bons articles en bonne quantité du stock
• Regrouper ces articles
• Les expédier au bon client

Autrement, il faut donc être capable d’envoyer le bon produit, dans la bonne quantité à la bonne adresse.

La préparation de commande est une étape clé de la chaîne logistique qui détermine en grande partie la satisfaction de vos clients lorsqu’ils reçoivent leur commande.

À lire aussi : comment fonctionne un dark store + 4 conseils

Quels sont les déterminants de la satisfaction client lors du processus de préparation des commandes ?

• La rapidité de la préparation
• La fiabilité du processus de traitement des commandes (éviter les erreurs comme une mauvaise référence ou quantité)
• La façon d'emballer vos produits

Puis, hors préparation, la qualité et rapidité de livraison ont bien sûr un impact sur la satisfaction de vos clients.

Votre image de marque est en jeu avec la préparation de commande.

Votre client ne pense pas à, ou n’imagine peut-être pas toutes ces étapes nécessaires à recevoir son produit chez lui ou en magasin dans de bonnes conditions. D’ailleurs il s’en moque.

Ce qui lui importe simplement c’est de recevoir le(s) bon(s) produit, dans la bonne quantité, rapidement et bon état.

Il est donc de votre responsabilité de faire en sorte que tout cela se passe bien et bien huiler les rouages de votre entrepôt.

En plus d’un client insatisfait et d’une image ternie, un processus de traitement d’une commande client mal optimisé engendre des coûts potentiellement importants.

Cela peut être dû :

• Au retour du produit par le client (car mauvaise référence ou autre)
• À une erreur de stock
• À un temps de préparation de commande trop long
• Un emballage mal fait ou de mauvaise qualité
• Etc.

C’est pourquoi, passer par un prestataire logistique qui connaît bien son métier peut-être une option intéressante.

C’est effectivement moins de contrôle sur votre processus de préparation des commandes et un investissement, mais c’est l’assurance que le boulot est bien fait et votre image (re)dorée.

Enfin, si vous choisissez bien votre prestataire.

Envie de ne pas vous louper dans ce choix ? Jetez un oeil à notre article Comment bien choisir son prestataire logistique ?

Si on résume tout cela, la rapidité de la préparation de commande tout autant que sa qualité/fiabilité sont les deux principaux enjeux.

Les étapes du processus de traitement d’une commande client

Afin de vous aider à y voir un peu plus clair sur le processus de traitement d’une commande client, voyons voir quelles sont les différentes étapes qui le jalonnent.

Il y a 4 étapes dans le processus de traitement d’une commande client :

1. Planification de la préparation de commande
2. Itinéraire de prélèvement : cette étape est supprimée dans le “goods to man”
3. Prélèvement (ou picking)
4. Conditionnement et préparation de la commande pour l’expédition

Mais qu’est-ce que ce “goods to man” ?

En fait, il y a 2 principes d’acheminement de la marchandise. Le “goods to man” et “man to goods”.

Avant de détailler les étapes de préparation de commande, voyons le détail de ces 2 systèmes pour mieux comprendre le processus de traitement d’une commande client.

Goods to man ou marchandise vers l’homme

Dans ce système, les articles sont acheminés automatiquement à l’aide de machines (des transstockeurs) vers le préparateur de commandes et sa table de préparation de commande.

Dans ce cas, l’étape “itinéraire de prélèvement” est supprimée, car il n’est plus nécessaire pour l’opérateur de bouger, ni d’avoir des allées de circulation.

On économise donc de l’espace et du temps. De plus cela permet de réduire le taux d’erreurs.

Le goods to man est particulièrement intéressant si :

• Vous avez un budget important à consacrer à votre logistique d’entrepôt (les machines sont un gros investissement initial)
• Une bonne partie de vos articles ont un faible taux de rotation
• Vous avez de nombreuses références

Le goods to man est de plus en plus utilisé dans les entrepôts logistiques.

Man to goods ou homme vers la marchandise

Dans ce cas, l’opérateur qui prépare les commandes va chercher lui même les produits là où ils sont situés dans le stock. Pour cela il s’aide d’un système de guidage et d’engins de manutention tels qu'un transpalette, un chariot élévateur ou un chariot de préparation de commande par exemple.

L’intérêt du système man to goods est :

• Son faible coût d’investissement
• Si vous avez beaucoup d’articles avec un taux de rotation élevé
• Si vous avez relativement peu de références

C’est le système encore largement utilisé dans de nombreux entrepôts pour la préparation de commandes manuelle.

Ce point éclairci, voyons quelles sont les différentes étapes de la préparation de commande.

1) La planification de la préparation de commande

Le préalable pour avoir un processus de traitement de commandes qui fonctionne bien et est optimisé au maximum, c’est de bien le préparer en avance.

Il faut donc planifier les tâches successives de cette préparation de commande afin que tout se passe pour le mieux.

Chose que dont vous n’avez pas à vous soucier si vous passez par un prestataire logistique.

Cela vous fera gagner du temps et de l’argent et permettra également d’offrir une prestation de qualité à votre client.

C’est surtout une question de ressources humaines, matérielles et temporelles :

Utiliser les bonnes ressources

Par exemple, avez-vous besoin d’un chariot élévateur ou non ? Cela dépend de la hauteur de vos rayonnages. De combien de préparateurs de commandes avez-vous besoin ? Quel emballage choisir pour vos produits ?

Allouer correctement et efficacement vos ressources

Combien de temps faut-il pour chaque étape ? Quel opérateur fait quoi ? Quel quantité d’emballages vous faudra-t-il pour éviter une rupture de stock ?

Si vous avez besoin d’emballage, Packhelp est là pour vous aider.

L’idée, pour réussir à bien planifier et optimiser votre processus de préparation de commande est de le standardiser au maximum.

Planifiez chaque étape méticuleusement, pensez aux imprévus autant que cela est possible et faites des tests avant d’implémenter définitivement votre processus.

Venons-en maintenant aux étapes que vous devrez planifier pour votre préparation de commande.

2) L’itinéraire de prélèvement

Prévoir l’itinéraire de prélèvement est la deuxième étape de préparation des commandes.

Comme nous l’avions précisé, elle ne s’applique pas au système goods to man.

Il s’agit pour l’opérateur qui prépare les commandes de suivre un itinéraire déterminé pour aller prélever les articles nécessaires là où ils sont et de les rapporter à la zone de conditionnement.

L’itinéraire de picking est l’étape du processus de traitement des commandes qui consomme le plus de ressources et de temps.

Pour les économiser, il est donc essentiel que l'itinéraire soit bien planifié et optimisé.

3) Le prélèvement (ou picking)

Le prélèvement aussi appelé picking, est une étape cruciale de la préparation de commande.

Mais qu'est-ce que le picking ?

Le picking consiste à réunir et préparer les différents produits des commandes clients.

En savoir plus sur le picking

Il a vu ses activités et processus se développer largement avec le boom du e-commerce et du click and collect qui se sont accélérés avec le covid-19.

Si le prélèvement est crucial, c’est parce que c’est à moment là que la plupart des erreurs risquent d’être commises.

D’où l’intérêt d’un préparateur de commandes consciencieux et d’un bon système de contrôle ou guidage.

Lors de celle-ci, le préparateur de commande prélève les articles des commandes dans leur emplacement de stockage grâce à un système de guidage qui contrôle ce qu’il doit collecter.

On vous explique les différents systèmes de guidage dans notre article sur le picking.

Il est à noter que le temps que met le picking peut énormément varier selon :

• L’itinéraire de prélèvement et sa longueur
• La hauteur de l’entreposage des marchandises
• L'accessibilité en général des marchandises
• La méthode de picking

4) Conditionnement et préparation de la commande pour l’expédition

Nous arrivons à l’ultime étape de la préparation de commande.

À ce moment là, le préparateur de commande sur sa table de préparation de commande :

• vérifie les articles collectés depuis le stock (quantité et référence)
• Emballe les produits pour qu’ils arrivent en bon état chez le client et affranchit les colis

C’est une étape capitale non pas en terme de temps ou de fluidité mais concernant les conséquences possibles d’un mauvais emballage : retour produit, impossibilité de livraison (car perdu ou trop endommagé pour être livré, etc.) et j’en passe.

La préparation des commandes pour l'expédition est un processus compliqué à bien gérer et coûteux.

Pour vous éviter ce genre de mésaventure, nous vous conseillons d’utiliser un emballage fiable qui livrera votre produit intact à votre client.

C’est le cas de notre boîte postale en carton : sa robustesse et fiabilité grâce à ses 3 couches de carton ondulé protègent efficacement vos produits.

Mais ce n’est pas tout : elle est en plus dotée d’une double bande adhésive. Une qui facilite sa fermeture pour l’expédition et une qui facilite un potentiel retour !

Tout est pensé.

DÉCOUVRIR LA BOÎTE POSTALE EN CARTON

Vous vous posez des questions sur votre emballage et cherchez la meilleure solution pour optimiser son coût ?

Voici 13 manières de réduire votre coût d’emballage.

Une fois vos articles bien emballés, la packing list (liste de colisage) ou le BL (bon de livraison) est imprimé pour le transporteur.

Ensuite, les colis sont mis dans la zone d’expédition si vous avez un pick-up prévu par votre transporteur (DPD, UPS, DHL, etc.).

Sinon, vous devez prendre en charge vous-même le transport des commandes jusqu’au point de collecte du livreur le plus proche.

Comment optimiser votre préparation de commande

Maintenant que nous avons bien compris le déroulement et le fonctionnement de la préparation de commande, voyons quels leviers utiliser pour l'optimiser.

Cela vous permettra de :

• Fluidifier la préparation de commande
• Rendre la préparation de commande plus rapide
• Éviter les erreurs
• Éviter les retours clients
• Éviter les erreurs de stock
• Économiser de l’argent

Allez, plongeons dans le vif du sujet.

Donner les bonnes informations à l’opérateur

Ce n’est pas une amélioration de la préparation de commande à proprement parler, mais plutôt une base disons.

Fournir les bonnes informations à votre préparateur de commandes est crucial pour avoir un flux de préparation optimisé et éviter les erreurs autant que possible si vous utilisez par exemple le système de guidage par étiquette.

Les informations minimum que vous devriez donc lui fournir sont :

• Les emplacements dans le stock des articles à prélever
• La quantité de chaque référence à prélever
• L’emplacement où déposer les articles collectés (comme la table de préparation de commande)

En complément pour éviter toute erreur, donnez lui :

• Le nom du client
• Le numéro de la commande
• Le code de l’article
• Le numéro du colis

Donner toutes les informations nécessaires à votre opérateur est d’autant plus important si votre entrepôt est peu informatisé, car vous devrez concevoir vous-même les documents contenant ces informations.

Si vous utilisez un système de guidage type pick by light ou pick by voice par exemple, en général votre Warehouse Control System se charge de donner les bonnes informations à votre opérateur.

Si vous avez choisi un bon prestataire logistique, il devra fournir ses informations au préparateur de commandes.

Mais concrètement comment améliorer la préparation de commande ?

Nous allons découvrir 5 façons d'améliorer votre préparation de commande :

• La réduction du temps de préparation
• La fluidification de la préparation de commande
• La réduction du taux d’erreurs
• La protection des préparateurs de commande
• L’amélioration du conditionnement des articles

Nous allons voir point par point les améliorations de préparation de commande que vous pouvez réaliser. Nous vous les présenterons sous forme de liste pour vous faciliter la lecture et la mémorisation.

Réduire le temps de préparation des commandes

Passer moins de temps pour un même accomplissement, c’est aussi ce qu’on appelle un gain de productivité.

Voici donc ce que vous pouvez faire pour améliorer le temps de préparation des commandes :

• Préparez bien vos itinéraires de picking auparavant selon votre méthode de picking choisie.
• Assurez-vous d’avoir toujours des allées dégagées et de pouvoir circuler à plusieurs si nécessaire, machines comprises.
• Investissez dans un engin de manutention (chariot, transpalette, etc.) car c’est utile dans la plupart des cas : articles lourds, articles en hauteur, multiples trajets ou trajets longs, etc.
• Stockez les articles qui se vendent le plus (rotation élevée) dans les emplacements les plus accessibles : proche du lieu le conditionnement pour éviter de démultiplier les longs trajets et/ou à hauteur de bras.
• Ne stockez pas les produits trop en profondeur sur les étagères, cela les rend moins accessibles et peut faire perdre beaucoup de temps à l’opérateur.
• Si vous en avez les moyens, utilisez la méthode goods to man plutôt que man to goods (que nous évoquions un peu plus haut) en investissant dans un transstockeur. Cette machine achemine les produits jusqu’à l’opérateur.

Fluidifier la préparation de commande

Un de vos ennemis principaux dans une chaîne logistique, ce sont les blocages et ralentissements. Par exemple, une commande incomplète non prévue, c’est tout le reste qui est bloqué.

Comment remédier à cela ?

• Suivez les mouvements de stock en temps réel grâce à votre système informatique. Comme expliqué précédemment, vous pouvez par exemple scanner le code-barre de l’article pour actualiser le stock automatiquement.
• Prévoyez une alerte dès qu’un stock d’un produit est vide ou faible. Voire même, si vous le pouvez, mettre en place un réassort automatique.
• Choisissez une organisation pour votre entrepôt qui facilite l’itinéraire de picking et fluidifie les trajets. Classez vos articles selon la méthode ABC, par nature de produit, etc. Pensez aussi comme dit précédemment à essayer de garder vos produits qui se vendent le mieux plus accessibles.

Réduire le taux d’erreurs

Des erreurs logistiques lors de la préparation de commande, il y en aura forcément. On ne va pas se raconter des histoires. Les réduire au minimum en revanche reste largement de l’ordre du faisable à condition de bien s’y prendre.

Comment réduire le taux d’erreurs ?

• Dès que vous en avez les moyens, investissez dans un guidage informatisé, qu’il soit pick by voice, pick by light ou autre.
• Si vous êtes équipés de terminaux informatiques, l’idéal est que ce dernier puisse scanner les codes-barres de vos articles. En plus de réduire le taux d’erreurs, cela vous permettra d’actualiser immédiatement votre stock.
• Faites un inventaire régulier de votre stock dans tous les cas.

Protéger vos préparateurs de commande

Les préparateurs de commande sont au coeur du bon fonctionnement de votre entrepôt.

Pour leur propre bien être et pour assurer le bon fonctionnement de votre entrepôt et votre préparation de commande, voici ce que vous pouvez faire :

• Placez les produits lourds en bas des rayonnages pour éviter les risques liés à la manutention ou de déséquilibrer les étagères.
• Entretenez régulièrement vos engins de manutention. Cela protège vos opérateurs d’une part et assure la continuité de la préparation des commandes de l’autre.

Améliorer le conditionnement des articles

• Adaptez-vous au standard des transporteurs pour l’étiquetage de vos commandes et pour la liste de colisage (packing list).
• Avant d’emballer vos produits, pensez à vous renseigner sur la réglementation en vigueur, cela vous évitera tout blocage ou amende.
• Utilisez un emballage facile à manipuler et à fermer.
• Utilisez un emballage qui protège bien votre produit. Cela vous évitera d'éventuels retours qu’il faudra traiter au sein de votre entrepôt. Notre boîte postale en carton résiste aux aléas du transport grâce à ses 3 couches de carton ondulé.

• Si vous en avez les moyens, automatisez l’emballage des vos articles à l’aide d’une machine.
• C’est un aspect marketing, mais encore une fois, c’est à ce moment qu’il intervient : concevez un emballage personnalisé pour faciliter la mémorisation client et offrir une meilleure expérience d’unboxing.
• Avoir un seul fournisseur d’emballage en gros : votre gestion logistique est simplifiée, vous faites des économies sur le prix unitaire plus facilement et avec Packhelp on optimise vos coûts et qualité grâce à notre grand réseau de fabricants.

Notre boîte colis couleur premium peut être une solution idéale d’emballage primaire ou secondaire : elle est légère et résistante à la fois et les possibilités de personnalisations sont nombreuses !

DÉCOUVRIR LA BOÎTE COLIS COULEUR PREMIUM

Pas envie de commander d’emballage pour l’instant mais envie de savoir comment optimiser son coût ? Découvrez 13 façons de diminuer le coût de votre emballage maintenant.

Beaucoup des optimisations de votre préparation de commande que nous vous proposons peuvent paraître être du bon sens, et elles le sont.

La difficulté de votre logistique d’entrepôt et de votre processus de traitement d’une commande client n’est donc pas tant d’avoir les bonnes idées pour les faire fonctionner de façon optimale.

Mais bien de penser à tout.

Comment améliorer votre préparation de commande en deux mots : planifier et tester

Wow, ça fait beaucoup d'un coup on est d'accord, alors hésitez pas à mettre un marque-page sur cet article.

Et voici en résumé comment améliorer votre préparation de commande :

• Choisissez une méthode picking adaptée à votre configuraiton
• Équipez-vous bien selon votre budget
• Préférez un haut niveau d'informatisation si votre budget le permet
• Testez, testez, testez

C’est en testant que vous verrez ce qui ne va éventuellement pas. Et c’est ainsi que votre préparation de commande ne s’en trouvera qu’améliorée !

Et si vous avez besoin d'emballage qui se ferme rapidement et évite les retours, on peut vous trouver votre emballage et vous accompagner pour le créer et commander.

Me faire accompagner